Nemusíš být programátorka ani mít za sebou roky technického vzdělávání, abys začala využívat AI v administrativě. Potřebuješ znát svou práci, všimnout si toho, co se pořád opakuje, a krok za krokem hledat způsob, jak si ji zjednodušit. Přesně tak jsem začala stavět vlastního AI asistenta na faktury.
Jako virtuální asistentka řeším každý den řadu administrativních úkolů. Některé z nich jsou pokaždé stejné. Třeba práce s fakturami: otevřít e-mail, stáhnout přílohu, zkontrolovat údaje, určit, ke které společnosti faktura patří, uložit ji do správné složky, označit e-mail a archivovat ho.
Každý krok dává smysl. Dohromady ale znamenají spoustu opakovaného klikání.
Jak mě napadlo využít AI na zpracování faktur
Začala jsem přemýšlet, jestli by část tohoto postupu nemohl převzít AI asistent. Nešla jsem na to tak, že bych zadala jeden krátký pokyn a čekala, že systém všechno vyřeší sám. S pomocí ChatGPT jsem postupně sestavila podrobný prompt, který popisuje celý pracovní postup.
Doplnila jsem do něj pravidla, kontrolní kroky i výjimky. Důležité bylo myslet také na situace, kdy si AI není jistá – právě tehdy je potřeba, aby se nezachovala jako neomylný automat, ale dala prostor lidské kontrole.
Tohle je podle mě podstatná část práce s AI: dobře znát proces, který chceš zlepšit, a promyslet nejen běžný průběh, ale i to, co se může pokazit.
Co už můj AI asistent zvládá
Postup začal fungovat. AI dokázala procházet několik e-mailových schránek, otevřít faktury, kontrolovat údaje, hledat duplicity a ukládat dokumenty na Google Drive. Uměla také označit a archivovat zpracované e-maily.
Místo toho, abych každý doklad ručně provázela stejnými kroky, jsem se mohla soustředit na kontrolu procesu a přemýšlet, jak ho dál vylepšit. Právě v tom vidím praktický přínos automatizace: ne v tom, že člověk přestane být potřeba, ale v tom, že se jeho čas může přesunout od rutinních úkonů k práci, kde jsou důležité zkušenosti a rozhodování.
Do automatizace se může pustit i člověk bez technického vzdělání
Když jsem začínala, neměla jsem hotovou aplikaci ani technický tým. Měla jsem zkušenost s administrativou a konkrétní představu, které kroky se opakují a co má být jejich výsledkem. S tím jsem začala pracovat v ChatGPT a učila se za pochodu.
To neznamená, že je celý proces vždy jednoduchý nebo že všechno funguje napoprvé. Znamená to, že první krok nemusí čekat na dokonalé znalosti. Člověk, který rozumí vlastní práci, má pro návrh užitečného postupu důležitý základ. Technologie se pak může učit a ladit spolu s ním.
AI pomáhá, ale odpovědnost zůstává na člověku
AI není neomylná. Může něco špatně vyhodnotit, narazit na technický problém nebo potřebovat lidské rozhodnutí. Proto je důležité výstupy kontrolovat a vědět, kdy automatizaci nechat pokračovat a kdy se do procesu zapojit.
Čím víc s AI pracuji, tím jasněji vidím, že nejde jen o nástroj, který něco udělá za člověka. Velkou hodnotu má i člověk, který rozumí práci, správně nastaví pravidla a dokáže posoudit výsledek.
Další krok: ještě chytřejší automatizace
Tím ale nekončím. 😊 Aktuálně zkouším pomocí Codexu celý proces ještě více zjednodušit a automatizovat. Mým cílem je omezit ruční práci na minimum, zpřehlednit jednotlivé kroky a mít větší kontrolu nad výsledkem.
A právě to mě na AI baví nejvíc. Nejde o to, aby za mě dělala úplně všechno, ale aby mi pomáhala pracovat chytřeji, rychleji a efektivněji.
Díky tomu mám více prostoru věnovat se tomu, co je opravdu důležité – svým klientům, jejich projektům a hledání dalších možností, jak jim usnadnit práci.
Pokud i ty přemýšlíš, jak si uvolnit ruce od opakující se administrativy, ozvi se mi a domluvíme si nezávazný hovor.